Overtuig je klant: stel een geweldige offerte op!

Je deed enorm veel moeite om een potentiële klant binnen te halen en je mag eindelijk een offerte sturen. Super! Maar steek je wel voldoende tijd in je offertes? Het zou enorm jammer zijn om te helemaal op het einde, in de sprint naar de meet, te verliezen van een concurrent, omdat de klant jouw voorstel niet goed begrijpt. Met onze checklist stel je in een handomdraai een geweldige offerte op!

Checklist voor je offerte

1. Heb je alle essentiële informatie?

Stel voldoende vragen, zodat je alle informatie hebt om een correcte offerte op te maken. Dat laat je toe om jouw aanbod zo goed mogelijk af te stemmen op de situatie van je toekomstige klant.

Bezorg je toch een offerte zonder dat je over alle noodzakelijke gegevens beschikt? Dan is de kans groot dat de uiteindelijke kost op de eindfactuur zal verschillen van het bedrag op jouw voorstel. En net dát wil je zo veel mogelijk vermijden.

2. Staan alle bedrijfsgegevens vermeld?

Je offerte is een zakelijk document en maakt deel uit van jouw boekhouding, maar ook van die van je klant. Kijk altijd na of de volgende gegevens op je voorstel vermeld staan:

• Klantgegevens
• Jouw gegevens
• Offertenummer
• Een omschrijving van de werken die je zal uitvoeren en eventueel ook de wensen van je klant.
• Prijs: vermeld duidelijk of die exclusief of inclusief btw is.
• Levertermijn. Die kan je ook in je algemene voorwaarden toevoegen, maar om je klant zo goed mogelijk te informeren en verwarring of teleurstelling achteraf te vermijden, doe je er goed aan die te vermelden.
• Geldigheidsduur: voorzie een termijn waarop je offerte vervalt. Met een beetje tijdsdruk zal je klant sneller beslissen.
• Algemene voorwaarden. Aan jou om uit te maken wat jouw ‘kleine lettertjes’ inhouden. Die hoef je eigenlijk maar één keer op te stellen, aangezien ze algemeen zijn. Weet je niet waar te beginnen? Baseer je dan eventueel op een voorbeeld, maar laat je definitieve versie zeker nakijken door een jurist. Zo ben je beschermd en is het document afgestemd op jouw onderneming. Ze zijn enkel bindend als je klant zich ermee akkoord verklaart door een handtekening.

3. Komt de opmaak overeen met wat je wil uitstralen?

Je onderneming, de naamkaartjes, etalage,…: al deze zaken moeten het DNA van je zaak uitstralen. Trek de lijn van je huisstijl dus ook door in je offerte. Laat door je huisstijlontwerper ook wat sjablonen ontwikkelen voor je zakelijke documenten. Zo draag je jouw huisstijl consequent uit.

TIP! Verstuur je offerte als ‘.pdf’ in plaats van een Word-bestand, zo verspringt je opmaak niet. Bovendien kan er zo niks in je document aangepast worden.

4. Zorg voor een begeleidende tekst

Toon je klant dat je zijn wensen gehoord hebt. Overloop wat jullie onderling afgesproken hebben (aan de telefoon) nog eens in je mail, waarbij je jouw offerte in bijlage toevoegt. Zo weet je zeker dat je elkaar begrepen hebt.

5. Nagelezen?

Het spreekt voor zich dat spel- en grammaticafouten op een zakelijk document niet thuishoren. Een foute prijs is evenmin ideaal. Laat je offerte daarom altijd nog eens nalezen door iemand anders. Niemand in de buurt voor een extra check? Leg het document dan even aan de kant en kijk hem dan een uurtje later nog eens na.

Je offerte is de deur uit…

Merk je op dat er na een week nog geen reactie komt? Stuur zelf een mailtje of bel je klant op. Misschien was er iets niet duidelijk of heeft je klant een kleine steld? Lees ook deze tips voor een goed facturatiebeleid.