Gaat het goed in jouw zaak en heb je veel werk? Super! Maar krijg je alles nog vlot verwerkt? Afhankelijk van de hoeveelheid werk, de situatie en jouw budget, zijn er verschillende opties. Werk delegeren of extra personeel aanwerven ligt voor de hand maar vergt een aanzienlijke investering. Gelukkig kan je via efficiënt(er) werken al heel wat tijd besparen én jouw productiviteit verhogen.
Productiever zijn, is niet harder, maar slimmer werken. En het meeste halen uit de beschikbare tijd. Misschien pas je sommige tips intuïtief al toe, maar vermoedelijk zet je met deze 7 suggesties - en enkele kleine aanpassingen - toch nog grote stappen vooruit!
Een goede planning vormt de basis voor efficiënt werken en verhoogt de productiviteit. Maak daarom een planning op met haalbare deadlines. Niet enkel een planning opmaken, maar ook je planning regelmatig herbekijken en aanpassen is belangrijk. Neem elke week zeker 10 minuutjes de tijd om je planning bij te werken. Een week tot twee weken is de ideale termijn om proactief, maar toch flexibel te werken. Je hebt duidelijke prioriteiten of doelen, maar nog voldoende wendbaarheid om bij te sturen.
Sommige mensen noteren hun to-dolijst graag op papier, andere mensen werken graag digitaal. Voor alle ‘digital natives’ onder ons, zijn er handige, gratis applicaties zoals Evernote, Todoist of Remember The Milk om digitaal te plannen. Deel hieronder zeker jouw eigen favoriete tools.
Belangrijk bij het maken van jouw planning is weten wanneer je het best presteert. Zo kan je de moeilijkste taken inplannen op je piekmomenten.
Ben je een ochtendmens? Plan dan die moeilijke facturatie eerst in. Krijgt je s ’avonds pas echt energie? Spaar die taak dan voor het einde van de werkdag. Zelfkennis is een belangrijke factor bij het opstellen van jouw planning en het verhogen van je productiviteit.
Voldoende pauze nemen verhoogt de concentratie en je output. Klinkt contradictorisch, maar onderzoek toont aan dat mensen zich maar gedurende 50 opeenvolgende minuten volledig kunnen concentreren. Neem dus na 50 minuten een korte pauze.
Hoe vul je zo’n (korte) pauze in? Maak eens gebruik van andere lichaamsdelen. Blijf dus niet vastgeketend aan je computerscherm zitten, maar ga even wandelen om je energiepijl terug omhoog te krijgen. Bewegen tijdens de middagrust geeft een boost aan je creativiteit en voorkomt een dip na de pauze.
Extra tip: voorzie ook 1 keer per dag een langere pauze van minimum een halfuur, bijvoorbeeld tijdens de middag.
Nog een reden om niet achter je computer te blijven zitten tijdens pauzes, is om afleidingen te weerstaan. Want die zijn overal, vooral op een computer. Is het tijd voor die maandelijkse administratie? Werk dan efficiënt door tot iedere pauze, zodat je niet te lang aan die ene vervelende taak bezig blijft.
Is de afleiding te sterk? Installeer dan applicaties die je hiermee helpen zoals SelfControl, Freedom of StayFocusD. Met deze tools blokkeer je bepaalde websites voor een tijd om zo afleiding te vermijden.
In tegenstelling tot wat heel wat mensen denken, zijn onze hersenen niet goed in staat om te multitasken. We kunnen enkel multitasken als de taken die we uitvoeren volledig geautomatiseerd zijn, zoals fietsen en zingen. Bij taken waar echt aandacht vereist is, switchen we in werkelijkheid gewoon van de ene opdracht naar de andere. Met als gevolg dat je meer tijd nodig heeft om beide af te werken. Focus je dus op één taak en werk deze volledig af, vooraleer je aan een nieuwe begint.
Een mooi voorbeeld hiervan is het ontvangen en versturen van mails. Wanneer mails constant binnenkomen, verstoort dit jouw concentratie enorm. Hoe speel je hier nu proactief op in? Eenvoudig. Plan ‘inbox-tijd’ in: kies dagelijks een vast tijdstip om mails te lezen en te beantwoorden. Zo ben je niet telkens afgeleid door jouw e-mails.
Extra tip: plan vervelende taken altijd als eerste in. Twee goede redenen: vermijd dat je in een spiraal van uitstel terecht komt en profiteer van de enorme boost die je krijgt na het afwerken van zo’n opdracht voor de rest van de dag!
Mensen zeggen vaak ‘ja’ als ze eigenlijk ‘nee’ zouden willen zeggen. Vooral als zelfstandige is ‘nee’ zeggen soms erg moeilijk. Toch is het belangrijk om af en toe voet bij stuk te houden. ‘Ja’ zeggen op alles weegt enorm door op je tijd en productiviteit. Bepaal dus jouw prioriteiten en probeer enkel opdrachten of zaken te aanvaarden die je tijd waard zijn.
Is je aanwezigheid op die receptie cruciaal? Moet je die ene veeleisende klant meteen verder helpen of kan het nog even wachten? Hoef je fysiek langs te komen of is een online meeting ook mogelijk? Weeg voor- en nadelen af en voorkom onnodig tijdverlies. Je zal trouwens merken dat als je consequent bent, klanten dit zeker aanvaarden en zelfs als positief ervaren.
Gelukkig zijn op je werk verhoogt de productiviteit met 12%, terwijl ongelukkig zijn de productiviteit dan weer verlaagt met 10%. Onze hersenen werken veel beter als we ons goed voelen. Dat gelukzalige gevoel verhoogt de creativiteit en het oplossingsgericht denken. Aangezien je als zelfstandige je passie volgt, is werken met plezier waarschijnlijk geen probleem.
Bovenstaande stappen helpen je om slimmer te werken en zo je werklast te verlichten. Blijf je op het einde van iedere werkdag toch nog met een lading werk zitten? Probeer dan eens je productiviteit te verhogen met onze handige toolkit.