Wanneer een medewerker meermaals of langdurig niet komt opdagen op het werk, spreken we van frequent of langdurig verzuim. Er zijn verschillende soorten verzuim. De afwezigheid kan gewettigd zijn - zoals zwangerschapsverlof - of ongewettigd, en heeft vaak ook verschillende oorzaken. Aangezien een afwezige werknemer een bedrijf veel geld kost, is het nuttig om het verzuim in kaart te brengen.
Meten is weten. Met concrete cijfers kan je verzuim gerichter aanpakken. Je hebt die cijfers ook nodig als je een verzuimgesprek wil voeren met een werknemer.
Alles begint bij een correcte registratie van afwezigheden. Op die manier krijg je zicht op de verzuimcijfers in je organisatie. Maar hoe moet je die cijfers precies interpreteren? Om te bepalen of ze nu hoog of laag zijn, kan je gegevens uit het preventieplatform van Liantis (als klant) nakijken. Let op dat je vergelijkt met je eigen branche. De aard van je onderneming speelt een belangrijke rol, bijvoorbeeld wanneer je werkt met knelpuntberoepen.
Het verzuimpercentage is de tijd die een werknemer afwezig was tegenover de tijd die hij aanwezig had moeten zijn. Je bepaalt daarbij eerst zelf de periode waarvoor je de cijfers wil berekenen, bijvoorbeeld voor een kalenderjaar of per kwartaal. Voor de berekening maak je een breuk: je deelt het totale aantal dagen verzuim x 100 (= de teller) door het totale aantal te presteren dagen per jaar of per kwartaal (= de noemer).
Wat mag je rekenen tot verzuim?
Wat mag je niet meerekenen voor het totale aantal te presteren dagen?
Je vraag je misschien af hoe het zit met medewerkers die geen voltijds contract hebben? In dat geval tellen onvolledige werkdagen mee als een volledige werkdag bij deeltijdse werknemers.
Hoe vaak een werknemer zich afwezig meldt, is de verzuimfrequentie. Zo merk je of werknemers vaak korte periodes ziek zijn, of één langere periode. Je kan de frequentie berekenen voor de mensen die vaak afwezig zijn - we noemen ze verzuimers - in je organisatie, of voor je hele werknemerspopulatie (dus ook voor de mensen die zich gedurende een jaar niet afwezig melden).
Hoe vaak een werknemer zich afwezig meldt, is de verzuimfrequentie. Zo merk je of werknemers vaak korte periodes ziek zijn, of één langere periode. Je kan de frequentie berekenen voor de mensen die vaak afwezig zijn - we noemen ze verzuimers - in je organisatie, of voor je hele werknemerspopulatie (dus ook voor de mensen die zich gedurende een jaar niet afwezig melden).
Niet alle afwezigheden kunnen worden voorkomen (geveld zijn door een operatie, een hartaandoening …). Daar hoeft uiteraard geen gevolg aan gegeven te worden. Er zijn echter andere ziekmeldingen in de grijze of zwarte zone, waarin de beslissing van de werknemer zelf een rol speelt.
Die verzuimcijfers kunnen wijzen op bepaalde problemen bij werknemers of binnen je organisatie. In het eerste geval is een verzuimgesprek aangewezen. In het tweede geval, bijvoorbeeld wanneer afwezigheid ‘boomt’ in een bepaalde functie of afdeling, is het aan de personeelsdienst en/of preventieadviseur om actie te ondernemen om de verzuimcijfers te doen dalen.
Dat een afwezige werknemer invloed heeft op financieel en organisatorisch vlak, is evident. Als de verzuimcijfers worden vertaald naar de kosten die ermee gepaard gaan, is dat vaak confronterend. Een manier om te berekenen welke impact verzuim heeft op je organisatie is de Bradfordfactor. Die factor bepaalt in welke mate de afwezigheden de werking van je organisatie verstoren en biedt opnieuw inzicht in wat de situatie is in jouw bedrijf.