Je hebt beslist om een eerste werknemer aan te werven, proficiat! Jouw eerste werknemer in dienst nemen, brengt heel wat administratieve verplichtingen met zich mee. Om zeker te zijn dat je niets over het hoofd ziet, sommen we alles voor je op.
Een werkgever die voor het eerst één of meerdere werknemers aanwerft, moet zich inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Zij zullen je een identificatienummer toekennen, dat je dient te gebruiken voor alle toekomstige communicatie. Voor elke loontrekkende werknemer die je in dienst hebt, betaal je dan een socialezekerheidsbijdrage. Die bijdragen worden gebruikt voor de uitbetaling van pensioenen, werkloosheidsuitkeringen, gezinsbijslagen…
Hoe moet je je inschrijven bij de RSZ? Dat kan via de portaalsite van de Sociale Zekerheid.
Neem je arbeiders in dienst? Dan moet je je aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie. In tegenstelling tot bedienden, ontvangen arbeiders hun vakantiegeld niet rechtstreeks via de werkgever en gebeurt alles via een kas voor jaarlijkse vakantie.
De financiering van de vakantiefondsen gebeurt door de Rijksdienst voor Jaarlijkse vakantie (RJV). De financiering van RJV gebeurt dan weer door de RSZ. Wie arbeiders tewerktstelt, betaalt dus hogere werkgeversbijdragen aan de RSZ dan bij bedienden. Bekijk hier het overzicht van alle vakantiefondsen op de website van RJV.
Iedere werkgever moet een dienst voor preventie en bescherming oprichten met minstens één preventieadviseur. In ondernemingen met minder dan twintig werknemers, mag de werkgever zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Voor een aantal gespecialiseerde aspecten is hij wel verplicht zich te laten bijstaan door specialisten.
De dienst voor preventie moet de werkgever en de werknemers bijstaan bij de toepassing van de regelgeving inzake het welzijn van de werknemers op het werk door onder andere:
Als de interne dienst voor preventie niet aan alle voorwaarden voldoet, moet je een beroep doen op een externe dienst voor preventie, hiervoor kan je ook terecht bij Liantis.
Als werkgever ben je aansprakelijk voor alle ongevallen die verband houden met de tewerkstelling van jouw werknemers. Daarom ben je verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Deze dekt de lichamelijke schade die het gevolg is van ongevallen op de werkvloer of op de weg van en naar het werk.
Bij de tewerkstelling van een werknemer moet je altijd een Dimona en een DmfA-aangifte doorgeven. Dimona (Déclaration Immédiate) is een online dienst waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van aanwervingen en uitdiensttredingen. Ten laatste op het ogenblik dat jouw werknemer start met werken, moet je via Dimona aangeven dat je iemand aanwerft. Bij de uitdiensttreding moet je dit doorgeven ten laatste op de werkdag na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Via DmfA (Déclaration Multifonctionelle) moet je ieder kwartaal de loon- en prestatiegegevens van hun werknemers doorgeven, zodat de RSZ kan bepalen hoeveel sociale bijdragen je verschuldigd bent. Daarnaast staan de gegevens ter beschikking van de instellingen die bevoegd zijn voor het uitkeren van ziektevergoedingen, pensioenen, ...
Het is belangrijk dat je deze aangiftes altijd op tijd in orde brengt. Doe je dit niet, dan kunnen jouw werknemers problemen ondervinden bij de toekenning van hun sociale rechten. Je kan jouw Dimona en DmfA-aangiftes in orde brengen via de portaalsite van de Sociale Zekerheid.
Een arbeidsovereenkomst op papier lijkt een noodzakelijke vereiste bij het aannemen van een werknemer. Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur mag echter in principe ook een mondelinge overeenkomst zijn. Toch is het aangeraden om alle afspraken schriftelijk vast te leggen en door beide partijen te laten tekenen.
Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of met een bepaalde clausule (bijvoorbeeld scholingsbeding) moet een schriftelijk contract opgemaakt zijn dat zowel door de werkgever als de werknemer ondertekend is.
Alle werkgevers zijn verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Dit reglement moet onder andere de volgende zaken bevatten:
De werkgever moet een nieuwe werknemer bij zijn indiensttreding altijd een kopie van het arbeidsreglement overhandigen. Bij wijzigingen van het arbeidsreglement, moet elke werknemer opnieuw een kopie ontvangen. Bovendien moeten de werknemers altijd en op elke tewerkstellingsplaats het arbeidsreglement kunnen inkijken.
Bepaalde werknemers moeten bij de aanwerving (en later ook periodiek) een medisch onderzoek door de arbeidsgeneesheer krijgen. door de arbeidsgeneesheer worden onderzocht aan de hand van. Hier gaat het bijvoorbeeld over de volgende functies:
Bekijk het volledig overzicht van jouw verplichtingen als werkgever in verband met het gezondheidstoezicht.
Zoals je ziet, komen er dus heel wat formaliteiten kijken bij het aanwerven van personeel. Een sociaal secretariaat kan je helpen met deze fiscale en administratieve taken. Je kan onder andere bij een sociaal secretariaat terecht voor:
Wil je meer weten over het aanwerven van personeel? Download dan het gratis e-book. Je leest er alles wat je moet weten: van de kost van een aanwerving, een functieprofiel en vacaturetekst schrijven, tot wettelijke documenten en verplichtingen.