Verlies je buitensporig veel tijd aan telefoons, e-mails en vergaderingen? Dan is het misschien tijd om je werk efficiënter aan te pakken. Ondernemingscoach Marianne van der Wielen geeft twee eenvoudige tips om meer uit je werkdag te halen.
Net wanneer je het gevoel hebt dat je vooruitgang boekt met je administratie, krijg je telefoon van een klant en ben je terug bij af. Het klinkt veel zelfstandigen bekend in de oren. Marianne van der Wielen: “Veel zelfstandigen denken dat ze altijd meteen moeten reageren om hun klanten tevreden te houden, maar je mag gerust grenzen stellen. Daarom is een systeem van openingsuren het overwegen waard, ook al heb je geen winkel. Je bent bijvoorbeeld van 8 tot 12 uur en van 14 tot 18 uur telefonisch en/of via e-mail bereikbaar, buiten die uren kan je dan efficiënt doorwerken.”
Dit systeem werkt echter pas wanneer je het ook strikt toepast. Marianne: “Communiceer je openingsuren op je website, in je voicemail, via sociale media … En wees vooral consequent. Dus de telefoon ’s avonds niet langer opnemen is de boodschap. Hetzelfde verhaal voor e-mails: de meeste antwoorden kunnen best wel wachten tot de volgende ochtend. Stel desnoods een out-of-officebericht in en blokkeer ‘s ochtends een uur om je mails te behandelen. Schakel zeker ook de pop-upfunctie uit, zodat je niet elke nieuwe mail hoort binnenkomen.”
Verder win je tijd door taken te groeperen. Marianne: “Maak zoveel mogelijk vaste blokken aan in je agenda: e-mails beantwoorden, telefoneren, administratie verwerken ... Al blijft het uiteraard een opgave om deze werkwijze consequent vol te houden in de dagelijkse rush.”
Door dit toe te passen, creëer je ruimte in je agenda voor deze blokken. Overweeg tevens of bepaalde zaken wel dagelijks moeten gebeuren. Misschien is éénmaal in de week geconcentreerd eraan werken slimmer.
Voorbeeld: ga je op zaterdagochtend boodschappen doen, dan blokkeer je daar een uur voor in je agenda. In de loop van de week ervoor groeit je boodschappenlijst aan, want telkens wanneer je iets nodig hebt, voeg je dat toe. Deze eenvoudige werkwijze kan je perfect kopiëren naar je werkorganisatie door tijdblokken te reserveren in je agenda en to-dolijstjes bij te houden.
Heb je het al veel te lang veel te druk en wil je met de tips van Marianne aan de slag? Klopt aan bij een ervaren ondernemingscoach als Marianne. Want door efficiënter te werken kan je echt heel wat tijd besparen.