Als accountant weet je dat digitalisering belangrijk is, maar hoe pak je het in de praktijk aan? Welke tools kies je en welke processen moet je automatiseren? Digitaal expert Nicolas Van Kerschaver, directeur digitalisering bij Liantis, geeft vijf onmisbare tips.
“Als je wil digitaliseren, ga dan niet zomaar een bestaand manueel proces vervangen door een digitale versie. Denk maar aan het vervangen van een papieren brief door een e-mail. Uiteindelijk doen een brief en een e-mail hetzelfde, maar wat wil je ermee bereiken? Je wil vooral dat de klant een bepaalde reactie geeft en dat kan je misschien beter op de ene of de andere manier.
Daarom is het heel belangrijk om verder te graven naar je doelstellingen, anders zal je een oplossing gebruiken die geen zin heeft. Dat is een wijdverspreid fenomeen. Uit onderzoek blijkt dat wereldwijd 80% van alle digitale oplossingen helemaal niet wordt gebruikt. Alleen die andere 20% lossen een herkenbaar probleem op.”
“Voor een succesvolle digitale transformatie vertrek je dus vanuit een probleem bij de klant. Dat klinkt heel eenvoudig maar is het niet, omdat de klant zijn eigen problemen meestal moeilijk kan verwoorden. Let dus goed op wanneer je je klanten daarover gaat bevragen. Als een klant je zegt dat hij meer cijfers nodig heeft, spreekt hij eigenlijk niet de behoefte aan cijfers uit, ook al lijkt dat zo. In feite wil de klant met die cijfers iets bereiken, zoals een betere prijzenpolitiek of een meer gefundeerde investeringsbeslissing. Het gaat dus om het advies waarvoor de cijfers een middel zijn.”
“Elke klant is anders, en dus zijn ook de problemen van elke klant anders. Zo zijn sommige ondernemers vaak onderweg waardoor ze allerlei restaurantbonnetjes of andere documenten krijgen die ze achteraf moeten verzamelen. Voor hen is het erg handig als ze die briefjes meteen met een mobiele app kunnen inscannen zodat ze niets verliezen. Andere ondernemers hebben daar helemaal geen boodschap aan omdat ze vooral in hun kantoor blijven. Zij ontvangen misschien wel heel veel facturen via verschillende kanalen en hebben daar een oplossing voor nodig.
Uiteindelijk gebruiken we allemaal alleen hetgeen dat voor onze persoonlijke situatie nuttig is. Denk maar aan apps op je smartphone of de functies van Outlook – het overgrote deel blijft ongebruikt. Zet dus maximaal in op het gebruiksgemak van je klanten. Vergeet niet: ‘convenience is the new loyalty’. Klanten die het comfort van jouw digitale service ontdekken, willen nooit meer terug naar vroeger en worden trouwe klanten voor lange tijd. Willen we dat niet allemaal?”
“Als je gaat digitaliseren, zorg er dan voor dat beide kanten daar voordelen uit halen: zowel jij als je klanten. Als jij wel intern efficiënter kan werken maar de klant haalt er niets uit, dan krijg je vooral frustratie aan de kant van de klant. Iedereen moet een toegevoegde waarde halen uit de digitalisering. Dat kan een lagere kostprijs zijn maar ook vereenvoudigde processen.
De meeste zelfstandigen hebben een hekel aan administratie dus als je dat voor hen gemakkelijker en minder tijdrovend maakt, heb je meteen een troef in handen. Zo maak je het verschil met anderen terwijl je zelf beter en sneller werkt. Door bijvoorbeeld alle in- en uitgaande facturen digitaal te verzamelen naarmate de klant ze invoert, valt er zowel bij de ondernemer als bij jou een hoop stress en extra druk weg rond de kwartaalaangifte.”
“Digitalisering helpt om de werkdruk te spreiden over het kwartaal en maakt de deadlines minder zwaar. Die efficiëntie is al een enorm voordeel, maar boeiend werk is even belangrijk. Heb je – net als zovelen – problemen om medewerkers te vinden? Geef hen dan zeker de juiste tools zodat ze minder repetitieve taken krijgen.
Zo kan je er – na akkoord van je klant - voor kiezen om je Liantis-facturen automatisch te laten inlezen in je boekhoudsoftware. Je medewerkers moeten die dan niet meer manueel overtypen. Bovendien hoeft ook de klant nergens meer aan te denken. Die krijgt gewoon de melding dat de accountant de cijfers – bijvoorbeeld de loonberekeningen – heeft ontvangen. Dat betekent minder routinewerk voor jou, en meer tijd om advies te geven aan de klant. Een duidelijke win-win.”