Sinds 1 mei 2023 zijn werkgevers uit de privésector op basis van cao 164 verplicht om een vergoeding te betalen aan werknemers die hun woon-werkverplaatsingen afleggen met de fiets. Om de financiële gevolgen daarvan te compenseren, krijgen werkgevers een belastingvoordeel in de vorm van een verrekenbaar en terugbetaalbaar belastingkrediet.
Inhoudstafel:
Om duurzame woon-werkverplaatsingen, waaronder die met de fiets, aan te moedigen, hebben de interprofessionele organisaties van werkgevers en werknemers op 24 januari 2023 in de Nationale Arbeidsraad de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 164 gesloten.
Cao 164 verplicht de fietsvergoeding in alle sectoren en ondernemingen waar zo’n tegemoetkoming nog niet was ingevoerd. Bij werkgevers waar de fietsvergoeding niet was opgenomen in een sector-cao of ondernemings-cao wil deze overeenkomst de fietsvergoeding bovendien verhogen.
Cao 164 is gesloten voor onbepaalde tijd en geldt sinds 1 mei 2023. De overeenkomst regelt de toekenningsvoorwaarden, het bedrag en de voorwaarden voor de verplichte tegemoetkoming van de werkgever voor de verplaatsingen per fiets van de werknemer tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.
Het basisbedrag van de verplichte vergoeding bedraagt 0,145 euro per met de fiets afgelegde kilometer. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Het bedrag van de fietsvergoeding mag niet hoger zijn dan het maximale fiscaal vrijgestelde bedrag. Voor het jaar 2023 bedroeg de fietskilometervergoeding 0,27 euro. Voor het jaar 2024 is het bedrag van de ‘verplichte’ fietskilometervergoeding gelijk aan 0,28 euro. De vergoeding geldt op een afstand van maximum twintig kilometer per enkel traject.
Om het bedrag van de tegemoetkoming van de werkgever te bepalen, moet de werknemer een verklaring op eer invullen en ondertekenen. In die verklaring moet het aantal met de fiets afgelegde kilometers in het kader van het woon-werkverkeer vermeld worden, en het betrokken aantal dagen in die maand. De frequentie van de verklaring en de modaliteiten voor de controle van de in die verklaring vermelde gegevens moeten door de werkgever worden vastgesteld.
Cao 164 heeft een suppletief karakter. Cao 164 doet m.a.w. geen afbreuk aan de collectieve arbeidsovereenkomsten die op sector- of ondernemingsniveau gesloten zijn en die sinds 1 mei 2023 al een specifieke vergoeding voor woon-werkverkeer per fiets voorzien. In dat geval blijven de vastgestelde toekenningsvoorwaarden en bedragen van toepassing (zelfs als het bedrag van de fietskilometervergoeding lager is dan wat wordt opgelegd in cao 164).
Werkgevers die, bij gebrek aan een sector-cao of ondernemings-cao, een fietsvergoeding toekennen op basis van een individueel arbeidscontract of het arbeidsreglement, vallen wel onder de toepassing van cao 164 en moeten het bedrag van de fietskilometervergoeding eventueel verhogen.
Cao 164 is niet van toepassing op het woon-werkverkeer per fiets tussen 1 mei 2023 en 31 december 2023 van werknemers die tewerkgesteld zijn in de paritaire comités die sinds 1 januari 2020 voor het eerst zijn samengesteld.
Het belastingkrediet is gelijk aan de verhoging van de fietskilometervergoeding vermenigvuldigd met het aantal kilometers waarvoor de fietskilometervergoeding volgens cao 164 is toegekend.
De verhoging van de fietskilometervergoeding is het verschil tussen de fietskilometervergoeding die de werkgever toekent voor verplaatsingen op een bepaald tijdstip in de periode van 1 mei 2023 tot en met 31 december 2024 (0,27 euro in 2023 en 0,28 in 2024) enerzijds en de referentiefietskilometervergoeding anderzijds.
De referentiefietskilometervergoeding is de fietskilometervergoeding die door de werkgever werd toegekend voor woon-werkverplaatsingen met de fiets op 1 juli 2022.
Voor de betrokken werkgevers zal de referentiefietskilometervergoeding meestal nul bedragen (omdat er vóór 1 mei 2023 nog geen fietskilometervergoeding werd toegekend). Bij de werkgevers die op 1 mei 2023 al een fietsvergoeding toekenden op basis van een individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement zal de referentiefietskilometervergoeding bv. 0,20 euro of 0,25 euro bedragen.
Het belastingkrediet geldt enkel voor vergoedingen die betaald worden voor verplaatsingen met de fiets in het kader van het woon-werkverkeer, beperkt tot de eerste twintig kilometer per enkel traject. De kilometers per enkel traject die het maximum van twintig kilometer overstijgen, komen niet in aanmerking voor het belastingkrediet.
Een werkgever stelde in 2023 twee werknemers tewerk die hun woon-werkverkeer met de fiets afleggen. Werknemer A woont op 10 kilometer van de plaats van tewerkstelling. Werknemer B woont op 20 kilometer van de plaats van tewerkstelling. De werkgever betaalde op 1 juli 2022 nog geen fietskilometervergoedingen.
Sinds 1 mei 2023 betaalt de werkgever fietsvergoedingen in toepassing van cao nr. 164. Voor de woon-werkverplaatsingen afgelegd tussen 1 mei 2023 en 31 december 2023 betaalde de werkgever tijdens het belastbare tijdperk 2023 een fietskilometervergoeding van in totaal 702 euro.
• Werknemer A: 140 enkele verplaatsingen x 10 km x 0,27 euro
• Werknemer B: 60 enkele verplaatsingen x 20 km x 0,27 euro
Aangezien de referentiefietskilometervergoeding gelijk is aan 0, bedraagt het belastingkrediet 702 euro.
Een werkgever stelt in 2024 één werknemer tewerk die het woon-werkverkeer aflegt per fiets. De werknemer woont op 25 kilometer van de plaats van tewerkstelling. In het kader van een arbeidsreglement kende de werkgever op 1 juli 2022 een fietskilometervergoeding toe van 0,20 euro per kilometer.
Sinds 1 mei 2023 kent de werkgever een fietskilometervergoeding toe in toepassing van cao nr. 164. Voor de woon-werkverplaatsingen afgelegd in 2024 betaalde de werkgever tijdens het belastbare tijdperk 2024 een fietskilometervergoeding van in totaal 560 euro: 80 enkele verplaatsingen x 25 km x 0,28 euro. De werkgever betaalt de ‘verplichte’ fietskilometervergoeding ook voor de kilometers die de 20 kilometer per enkel traject overstijgen. De referentiefietskilometervergoeding bedraagt 0,20 euro.
Het belastingkrediet bedraagt 128 euro: 80 enkele verplaatsingen x 20 km x (0,28 - 0,20). De toepassing van het belastingkrediet is beperkt tot een enkel traject van 20 kilometer.
Wanneer je voor de verhoging van de fietskilometervergoeding een belastingkrediet ontvangt, is die niet aftrekbaar als beroepskost. De ‘verplichte’ verhoging van de fietskilometervergoeding waarvoor je een belastingkrediet krijgt, moet je in de aangifte van de vennootschapsbelasting toevoegen aan de verworpen uitgaven.
Als het belastingkrediet meer bedraagt dan 2,5 euro wordt het volledig verrekend met de personenbelasting, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting of met de belasting van niet-inwoners en met de gemeentelijke opcentiemen.
De werkgever die aanspraak maakt op het belastingkrediet moet een document opmaken waarin volgende gegevens vermeld staan:
Het model van het document is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 12 januari 2024.
Werkgevers die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting of rechtspersonenbelasting, moeten het document als bijlage bij de aangifte voegen. De werkgevers onderworpen aan de personenbelasting moeten het document ter beschikking houden van de administratie.
Het belastingkrediet kan je aanvragen in een aangifte in de personenbelasting (PB), vennootschapsbelasting (VenB), rechtspersonenbelasting (RPB) of belasting van niet-inwoners (BNI) met betrekking tot het belastbaar tijdperk waarin de verhoging van de vergoeding in aanmerking had kunnen komen om als beroepskost af te trekken.