Ces dernières années, le vélo est devenu une alternative populaire pour les déplacements domicile-travail. Le deux-roues doit cette popularité à des mesures telles que l'indemnité kilométrique vélo et les formules de leasing vélo. Mais qu'est-ce que le leasing vélo ? Qui peut y avoir recours ? Et doit-il faire partie d'un plan cafétéria ? Liesbeth Van Gils, consultante RH chez Liantis Consult, répond à ces questions et d'autres.
Avec le leasing vélo, vous offrez à votre ou vos collaborateurs la possibilité de disposer d'un vélo. Ce peut être gratuitement ou en échange d'une partie du salaire de la personne. Cet avantage extralégal peut faire partie d’un plan cafétéria – dans lequel la prime de fin d'année, par exemple, est utilisée pour financer un vélo – mais il peut aussi être accordé en échange d'une partie du salaire brut.
Comme pour l'octroi d'autres avantages extralégaux, le leasing vélo doit répondre à certaines conditions. La première est que le vélo doit effectivement être utilisé pour les déplacements domicile-travail. Ce ne doit pas nécessairement être le cas tous les jours, mais la possibilité de venir à vélo doit au moins exister et doit être enregistrée. L'ONSS recommande d'utiliser le vélo de leasing au moins une fois par semaine, tandis que l'administration fiscale s'en tient à une fois tous les quinze jours sur une base annuelle.
Une deuxième condition concerne la manière dont vous souhaitez mettre le vélo à disposition :
Dans le cas des modèles les plus chers, les vélos devront être bien assurés contre le vol. À noter que l'assurance contre les pannes et les accidents n'est pas non plus un luxe. Si vous travaillez avec une société de leasing, celle-ci souscrira et financera les assurances nécessaires. Dans la pratique, c'est donc le travailleur qui paie indirectement ces assurances. L’exonération (« franchise ») peuvent varier considérablement d'une société à l'autre. Veillez donc à bien comparer.
En tant qu'employeur, il est important que vous établissiez une politique d'entreprise qui reprend les accords relatifs au leasing vélo. Qui peut bénéficier d'un vélo d'entreprise ? Qu'advient-il du vélo lorsque le collaborateur concerné quitte l'entreprise ? Toutes ces règles peuvent être définies à l'avance. L’un de vos travailleurs quitte l'entreprise ? Vous pouvez lui offrir la possibilité de racheter le vélo ou stipuler qu'il ne doit pas reprendre le vélo mais qu'il doit couvrir les frais supplémentaires portés en compte par la société de leasing.
Dans cette politique d'entreprise, vous pouvez également préciser qui peut prétendre au leasing vélo. Vous pouvez déjà accorder l'avantage à votre premier travailleur, mais si vous avez plusieurs travailleurs et que vous souhaitez introduire le leasing vélo, vous devez le faire sur la base de critères objectifs. Par exemple : au moins un an d'ancienneté ou uniquement certaines fonctions. En d'autres termes, les personnes qui ont la même fonction doivent se voir offrir les mêmes possibilités.
Notons encore que le type de vélo ne fait en principe aucune différence pour ce qui concerne le traitement social ou fiscal. Par contre, un vélo cargo pèsera beaucoup plus lourd du point de vue financier qu'un vélo électrique ordinaire. C'est vous, en tant qu'employeur, qui définissez le budget maximum octroyé à vos collaborateurs pour leur vélo de leasing.