Il n’est pas rare que des citoyens européens qui souhaitent s’installer en Belgique en qualité d’indépendant demandent au guichet d’entreprises de les inscrire dans la BCE avant qu’ils ne disposent officiellement d’une adresse en Belgique. Ils partent en effet du principe que cette inscription dans la BCE constitue une condition nécessaire à leur inscription dans le registre d’attente ou le registre des étrangers. C’est faux. Par ailleurs, une inscription dans la BCE sans adresse clairement identifiable est interdite pour l’entreprise comme pour ses unités d’établissement.
Votre client n’a pas encore d’adresse en Belgique ? Dans ce cas, il doit d’abord s’acquitter de plusieurs formalités avant de pouvoir s’inscrire dans la BCE.
En premier lieu, votre client doit s’inscrire auprès de la commune de son lieu de résidence. S’il peut d’emblée prouver sa citoyenneté européenne, le fonctionnaire communal l’inscrira immédiatement dans le registre d’attente.
Attention : Il n’est pas encore question à ce moment-là d’un lieu de résidence officiel, mais uniquement d’une « inscription sur déclaration ».
Lors de sa visite à la commune, votre client recevra aussi une « demande d’attestation d’enregistrement » (l’annexe 19) qui énumère les documents qu’il devra fournir dans les trois mois à la commune pour pouvoir bénéficier d’un droit de séjour : un extrait de la BCE et une attestation d’affiliation à la caisse d’assurances sociales.
Après inscription dans le registre d’attente et remise de l’annexe 19, un contrôle sera effectué par l’agent de quartier. Ce dernier vérifiera si votre client habite réellement à l’adresse indiquée. Après le contrôle de résidence, la mention « inscription sur déclaration » dans le registre d’attente sera remplacée par une inscription dans le registre des étrangers, sous l’adresse complète, et donc clairement identifiable, (en Belgique) de votre client. Tenez compte du fait que le traitement administratif peut prendre quelques jours.
Conseil : Si votre client n’était pas chez lui lors du passage de l’agent de quartier, conseillez-lui de demander un rendez-vous à l’agent.
Une fois inscrit dans le registre des étrangers sous une adresse clairement identifiable, votre client peut enfin demander son numéro d’entreprise. Si toutes les autres informations ont bien été communiquées, le guichet d’entreprises complétera l’inscription de votre client dans la BCE et lui remettra un extrait de l’inscription. Liantis fera également le nécessaire pour l’affiliation auprès de la caisse d’assurances sociales (CAS).
Une fois inscrit dans la BCE et affilié à la CAS, votre client pourra transmettre à la commune tant l’extrait de la BCE que l’attestation d’affiliation à la CAS, ce qui lui permettra aussi de se mettre en règle pour l’octroi de son droit de séjour.
Votre client est un ressortissant de l’Union européenne et a déménagé récemment en Belgique pour y démarrer une entreprise ? Informez-le bien de l’obligation de disposer d’une adresse clairement identifiable en Belgique avant de pouvoir s’inscrire dans la BCE.
Il est important à cet effet qu’une fois inscrit dans le registre d’attente, il fasse confirmer le plus rapidement possible son adresse par l’agent de quartier. Ce n’est en effet qu’après ce contrôle de résidence que votre client pourra être repris dans le registre des étrangers sous une adresse clairement identifiable et que le guichet d’entreprises pourra faire le nécessaire pour l’inscription dans la BCE et la délivrance de l’extrait de cette inscription et de l’attestation d’affiliation.