Heb jij al een doordachte offboardingprocedure voor als iemand je bedrijf verlaat? Een belangrijk onderdeel daarvan is het exitgesprek. Tijdens het exitgesprek krijg je de kans om op een positieve manier afscheid te nemen en ook essentiële informatie te verzamelen om je bedrijf te optimaliseren. Wil je er graag mee aan de slag gaan? Wij geven je enkele nuttige tips.
Een exitgesprek is een cruciaal onderdeel van het afscheid van een werknemer. Toch ligt de drempel voor zo’n gesprek bij heel wat werknemers nog hoog, of ze zien er het nut niet van in.
Toch brengt zo’n gesprek niets dan voordelen met zich mee voor je onderneming, je vertrekkende werknemer én je huidige personeel. De grootste tip is dus simpel: gewoon doen!
Praten over (de reden van) een ontslag kan heel lastig zijn. Het is daarom belangrijk om het gesprek goed voor te bereiden. Vraag dus zo snel mogelijk aan je vertrekkende werknemer of hij zo’n exitgesprek ziet zitten en leg het doel ervan kort uit.
Heb je als werkgever zelf minder contact gehad met de werknemer in kwestie? Dan is het nuttig om je voordien al te informeren, zodat je goed weet welk traject je medewerker binnen je onderneming heeft gevolgd.
Houd er wel rekening mee dat een exitgesprek vrijwillig is. Je werknemer kan dus op elk moment beslissen om er niet aan deel te nemen of om bijvoorbeeld bepaalde vragen niet te beantwoorden. Kiest hij om het niet te doen, respecteer zijn beslissing dan en probeer zeker niet om hem te overhalen of te dwingen.
Denk op voorhand na over wat je precies uit het gesprek wil halen. Door vooraf een vragenlijst op te stellen, zorg je voor een handige leidraad tijdens het gesprek. Bovendien kan je zo al nadenken over hoe je alles wil verwoorden.
Denk ook zeker aan vragen die je kunnen helpen om je bedrijf te optimaliseren:
Kies voor open en neutrale vragen voor een vlot en rustig gesprek. Stuur de vragenlijst al enkele dagen voor het gesprek naar je werknemer door. Zo heeft hij een duidelijk zicht op wat hij kan verwachten en kan hij zich voldoende voorbereiden.
Merk je dat je medewerker zich tijdens het gesprek niet comfortabel voelt bij de open vragen en niet veel informatie lost? Stel dan voor de zekerheid ook enkele meerkeuzevragen met een beperkt aantal keuzemogelijkheden (goed, voldoende, slecht). Zo krijg je toch nuttige informatie, ook al verloopt het gesprek wat stroef.
Probeer voordien al alles te doen om het gesprek zo neutraal en open mogelijk te laten verlopen. Kies bijvoorbeeld voor een rustige, afgesloten ruimte waar de medewerker zich zeker op z’n gemak zal voelen.
Vermeld aan het begin van het gesprek nog eens wat het doel ervan is en wat er met de verkregen informatie gebeurt. Maak zeker nog eens duidelijk dat alles wat tijdens het gesprek wordt gezegd, vertrouwelijk blijft.
Laat tijdens het gesprek ook merken dat je oprecht bent geïnteresseerd in de mening van je medewerker en laat hem vrijuit vertellen. Ook wanneer je niet akkoord bent met de inhoud van het gesprek, heeft het geen enkel nut om in discussie te treden.
Sluit het gesprek dan uiteindelijk af door alles nog eens kort samen te vatten. Zo toon je dat je goed hebt geluisterd en kan je ook nog eens nagaan of je de essentie goed hebt opgevangen.
Beslis je om exitgesprekken te voeren, dan is het belangrijk dat je de informatie consequent evalueert. Evalueer je niet, dan verliezen de gesprekken hun nut en ben je gewoon heel wat tijd kwijt. Zelfs al gewoon kritisch over de gesprekken reflecteren, is veel waard. Evalueer dus de gesprekken individueel en probeer ook te analyseren of je een patroon herkent bij verschillende personen. Blijft de werksfeer of het tekort aan flexibiliteit steeds terugkomen? Dan is het misschien tijd om daar iets aan te veranderen.
Een exitgesprek kan ervoor zorgen dat je de samenwerking op een goede manier beëindigt. Ga niet in discussie, sluit positief af. Tijdens het gesprek staan de ervaring en de beleving van de werknemer centraal. Nadien kan je dan de informatie bekijken, relevante zaken eruit halen, er een goede filter op zetten en zo eventuele maatregelen nemen.
Sluit het gesprek ook op een positieve manier af. Eindig niet met een negatieve vraag zoals ‘Wat ga je niet missen?’ of ‘Wat kon beter?’, maar kies voor ‘Waaraan denk je met plezier terug?’ of ‘Wat was je leukste herinnering?’. Bedank de medewerker ook voor zijn inzet tijdens de voorbije jaren en voor het gesprek, en wens hem succes met z’n nieuwe uitdaging.
Veel werkgevers zien een exitgesprek niet zitten, omdat ze niet goed weten hoe ze zo’n gesprek moeten voeren of omdat ze zo’n delicaat en moeilijk onderwerp liever niet bespreken. Voor zowel grote als kleine bedrijven is zo’n gesprek nooit leuk om te voeren.
Het kan daarom nuttig zijn om je als werkgever te laten coachen, zodat je weet hoe je zo’n gesprek moet aanpakken. Zo kan je met een Liantis ondernemingscoach alles leren over communicatie, gesprektechnieken, leiding geven enzovoort, zodat je zelf de handvaten hebt om het meeste uit een gesprek te halen.