Meer dan 100 medewerkers in je bedrijf: dit zijn je verplichtingen

Bereikt je onderneming de kaap van 100 medewerkers? Dan komen er extra spelregels bij. In dit overzicht lees je wat er verplicht is, wanneer je actie moet nemen en hoe je je praktisch voorbereidt. 

Zit je nog onder de kaap van 100, maar heb je wel 50 of meer medewerkers? Lees dan hier welke verplichtingen van toepassing zijn.  

Ondernemingsraad oprichten

Zodra je gemiddeld ten minste 100 werknemers tewerkstelt, moet je een ondernemingsraad (OR) oprichten (paritair samengesteld: werkgevers- en werknemersafvaardiging). De OR wordt nadien bij elke sociale verkiezingscyclus hernieuwd vanaf 50 werknemers.  

De OR heeft informatie-, advies-, beslissings- en controleopdrachten, onder andere over economische en financiële informatie (EFI), arbeidsorganisatie, arbeidsreglement en vervangingsdagen voor feestdagen.

Actiepunten:

•  Richt je OR formeel op en stel een huishoudelijk reglement op (agenda, oproeptermijnen, notulen, rol voorzitter/secretaris, werknemersvoorlichting, archief, wijzigingsprocedure). 
•  Zorg voor een behoorlijke werking (vergaderfrequentie, informatiestroom, vertrouwelijkheid) en stel een bedrijfsrevisor aan voor de EFI‑toelichting. 

Richt je OR formeel op en stel een huishoudelijk reglement op (agenda, oproeptermijnen, notulen, rol voorzitter/secretaris, werknemersvoorlichting, archief, wijzigingsprocedure). 

Verplichte loonrapportering (EU-loontransparantie) 

De EU‑loontransparantierichtlijn (Directive (EU) 2023/970) moet tegen 7 juni 2026 zijn omgezet in Belgisch recht. Ze introduceert voor werkgevers met 100+ werknemers een rapportering over de genderloonkloof met gefaseerde deadlines en frequenties per omvang:

• ≥ 250 werknemers: jaarlijks rapporteren; eerste rapport over kalenderjaar 2026 (indienen tegen 7 juni 2027).
• 150–249 werknemers: om de 3 jaar rapporteren; start 2027 (over 2026).  
• 100–149 werknemers: om de 3 jaar rapporteren; eerste rapport over 2030, in te dienen in 2031. 

Actiepunten: 

• Maak je loonstructuur objectief en genderneutraal (criteria documenteren en toegankelijk maken voor medewerkers). Check hier of jouw loonbeleid in orde is.
• Meet je huidige gender pay gap (basis en variabel) en map je categorieën van gelijkwaardige functies.
• Plan je rapporteringskalender: 250+ jaarlijks vanaf 2027; 150–249 driejaarlijks vanaf 2027; 100–149 driejaarlijks vanaf 2031.
• Voorzie proces en beleid voor informatie‑aanvragen van werknemers (recht op inzage van eigen loon en gemiddelde per categorie; geen loon‑geheimhoudingsclausules). 

Omdat België de EU‑loontransparantierichtlijn nog moet omzetten, kunnen de rapporteringsvorm en de procedure nog wijzigen. 

Informatie‑ en overlegplichten

Vanaf ≥ 100 medewerkers informeer en raadpleeg je de OR tijdig, volledig en begrijpelijk over het economisch‑financiële en sociale reilen en zeilen van je onderneming. De bedrijfsrevisor certifieert en licht de economische en financiële informatie (EFI) toe; jij zorgt dat stukken vooraf beschikbaar zijn. 
 
Wat breng je minstens aan bod: resultaten, investeringen en vooruitzichten (EFI), de evolutie van je personeelsbestand en arbeidsorganisatie (incl. impact van nieuwe technologie), en beleidsdossiers met sociale impact (adviesrecht OR). 

Plan jaarlijkse én periodieke EFI‑momenten in je OR‑kalender en leg werkwijze en vertrouwelijkheid vast in het huishoudelijk reglement; ad‑hoc consulteer je de OR vóór beslissingen met significante personeelseffecten. 
 
Actiepunt: leg de EFI‑jaarkalender en ad‑hoc consultaties vast, brief je revisor en formaliseer vertrouwelijkheid en communicatie in het huishoudelijk reglement van de OR.