Nieuwe verantwoordelijkheden aan een medewerker toekennen, is voor veel werkgevers niet vanzelfsprekend. Toch is het een onvermijdelijk gevolg van een groeiende onderneming. Je hebt immers maar twee handen. Deze vuistregels helpen je op weg.
Er zijn drie categorieën van leidinggevenden die moeite hebben met delegeren:
Herken jij jezelf in een van de drie types? Pas dan onderstaande tips toe.
Moeite met delegeren? Begin dan met de juiste medewerkers te kiezen om het te proberen. Zoek naar werknemers van wie je weet dat ze uitdagingen met beide handen grijpen en erg resultaatsgericht zijn. De kans is het grootst dat zij de extra taak tot een goed einde zullen brengen. Dat zal jou helpen om vertrouwen in je medewerkers te krijgen, waarna je mogelijk nog meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden kan uitbesteden.
Delegeren lukt enkel als die nieuwe rol duidelijk is voor jou, je medewerker en de andere leden van je team. Het laatste wat je wil, is dat er verwarring of wrevel ontstaat over de veranderingen. Verwijs daarom ook consequent naar je afgevaardigde. Als je bijvoorbeeld de klantenrelaties voortaan overlaat aan je medewerker, moet je anderen met vragen daarover steeds doorverwijzen naar hem of haar. Zo bevestig je de nieuwe rolverdeling en het vertrouwen in je medewerker.
Als je een taak doorgeeft, zorg dan dat het heel duidelijk is waarom je dat doet en wat je precies verwacht. Maar laat je medewerkers wel vrij in hoe ze vervolgens met die taak aan de slag gaan. Anders heeft delegeren weinig zin. Bovendien is jouw manier niet noodzakelijk de beste manier om de taak te volbrengen.
Opmerking: Onderschat niet hoeveel tijd begeleiding tijdens de beginfase in beslag neemt. Je kan niet van dag op dag een taak overlaten en verwachten dat je medewerker er meteen mee weg is. Werk eventueel met deeltaken en schrijf een soort handleiding of checklist uit. Het biedt een houvast wanneer twijfel toeslaat. Hoe meer tijd je investeert in een vlotte overdracht, hoe sneller je medewerker zelfstandig kan werken.
Als je nieuwe verantwoordelijkheden toevertrouwt, ken je medewerker dan ook een bepaald niveau van autoriteit toe. Zo kan hij autonoom beslissingen nemen om de opdracht rond te krijgen. Als er voor elke handtekening of beslissing nog bij jou moet worden aangeklopt, ben je in een mum van tijd weer helemaal betrokken. Dat is niet de bedoeling. Als je graag tussentijdse updates wil, moet je dat ook uitspreken en niet stilzwijgend verwachten. Spreek af wanneer hij met jou moet overleggen. Op die manier slaap jij ook op je twee oren.
Als je medewerker zijn nieuwe verantwoordelijkheden ter harte neemt en prima resultaten boekt, zet hem dan in de bloemetjes. Het motiveert je medewerker ongetwijfeld om zich nog meer in de nieuwe functie te storten. Wie weet doet je medewerker het zelfs wat beter dan jou. Ook dat moet je vieren, want een overwinning van je team is een overwinning voor de hele onderneming.