Share
Ik ben werkgever

De sociale inspectie: boetes en hoe ze te voorkomen

Bijna elke onderneming krijgt vroeg of laat bezoek van de sociale inspectie. De vraag is dus niet of je er mee te maken zal krijgen, maar eerder wanneer dat het geval zal zijn. De gedachte aan zo'n inspectie geeft veel ondernemers een oncomfortabel gevoel. Ben je één van hen? Ontdek welke soorten sancties er mogelijk zijn en hoe je ze kan vermijden.

sociale inspectie

 

De sociale inspectie over de vloer?

Bij een sociale inspectie zijn er aangekondigde en onaangekondigde bezoeken. In de meeste gevallen is het bezoek van de sociale inspectie gepland, al komen onaangekondigde bezoeken ook sporadisch voor. Lees hier welke stappen je zelf al kan ondernemen om in orde te zijn.

Tip: Vraag een inspecteur nooit waarom hij of zij jouw onderneming doorlicht. Inspecteurs mogen de reden van de controle niet vrijgeven omdat het onder hun beroepsgeheim valt.

Komt de inspectie langs, dan zijn er twee mogelijkheden:

1) je bent volledig in orde. Super! Hoef je je geen zorgen meer te maken. Probeer er enkel voor te zorgen dat je ook in de toekomst in orde blijft.

2) De inspecteurs stellen inbreuken vast. Dan zijn er verschillende mogelijkheden.

Welke sancties bestaan er?

Wanneer inspecteurs inbreuken vaststellen zijn ze gemachtigd om sancties op te leggen. Welke dat zijn, hangt uiteraard af van hoe ernstig de inbreuken zijn. Hieronder de mogelijke sancties:

  • Een waarschuwing
  • Een regularisatie
  • Een proces-verbaal

Een waarschuwing

Bij lichte inbreuken, zeker als deze een eerste keer voorkomen, zal de inspecteur geneigd zijn om een waarschuwing te geven. Meestal volgt er nadien ook nog een (schriftelijke) controle.

Een regularisatie

De meeste fouten kunnen rechtgezet worden door ze te regulariseren. Vaak gaat dit over lonen, premies of vergoedingen die niet correct uitbetaald werden. Door een fout te (laten) regulariseren, vermijd je doorgaans een proces-verbaal. Het is echter aangewezen om een regularisatievoorstel niet zomaar te aanvaarden, maar eerst te bespreken met een vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld met jouw sociaal bureau.

Een proces-verbaal

 Bij een zwaardere inbreuk, zoals zwartwerk of het tewerkstellen van mensen zonder geldige verblijfsdocumenten, wordt er standaard een proces-verbaal opgesteld. Afhankelijk van de ernst van de inbreuk is het zelfs mogelijk dat iemand voor de correctionele rechtbank moet verschijnen. Maar dan gaat het wel degelijk of zware overtredingen van de sociale wetgeving.

In sommige gevallen komt er eerst nog een schriftelijke vermaning aan te pas. Los het probleem zo snel mogelijk op om verdere stappen te vermijden. 

Hoe vermijd je sancties of boetes?

Een goede voorbereiding en ordelijke administratie vormen de sleutel tot een zorgeloze inspectie. Er zijn een aantal documenten die steevast gecontroleerd worden. Zorg er voor dat deze steeds juridisch correct en up-to-date zijn. Meer informatie hierover vind je terug in deze blogpost.

Het is aangeraden om een map samen te stellen met alle documenten en deze te bewaren op een plaats waar jouw medewerkers ze ook kunnen raadplegen. Stel dat je niet aanwezig bent tijdens een controle, dan kunnen jouw medewerkers de inspecteur nog steeds helpen.

7 praktische tips

  1. Overloop met jouw werknemer(s) hoe een inspectie in zijn werk gaat
  2. Leg een map aan met de belangrijkste documenten die opgevraagd worden
  3. Licht je sociaal secretariaat in zodra je een brief ontvangen hebt
  4. Werk zoveel mogelijk mee, maar geef geen informatie die er niet toe doet
  5. Vraag altijd een lijst met verbeterpunten na de controle 
  6. Probleem vastgesteld? Los het dan zo snel mogelijk op
  7. Bewaar de contactgegevens van de inspecteur voor mogelijke toekomstige vragen

Kortom: goede voorbereiding blijft cruciaal. Download daarom de gratis checklist om je op weg te helpen.

Download de checklist

Door Marie-Paule Bibaer
23 augustus 2018