Bijna elke onderneming krijgt vroeg of laat bezoek van de sociale inspectie. De vraag is dus niet of je er mee te maken zal krijgen, maar eerder wanneer dat het geval zal zijn. De gedachte aan zo'n inspectie geeft veel ondernemers een oncomfortabel gevoel. Ben je één van hen? Ontdek welke soorten sancties er mogelijk zijn en hoe je ze kan vermijden.
De sociale inspectie over de vloer?
Bij een sociale inspectie zijn er aangekondigde en onaangekondigde bezoeken. In de meeste gevallen is het bezoek van de arbeidsinspectie gepland, al komen onaangekondigde bezoeken ook sporadisch voor. Lees hier welke stappen je zelf al kan ondernemen om je goed voor te bereiden op een bezoek van de sociale inspectie.
Tip: Vraag een inspecteur nooit waarom hij of zij jouw onderneming doorlicht. Inspecteurs mogen de reden van de controle niet vrijgeven omdat het onder hun beroepsgeheim valt.
Komt de inspectie langs, dan zijn er twee mogelijkheden:
- Je bent volledig in orde. Super! Hoef je je geen zorgen meer te maken. Probeer er enkel voor te zorgen dat je ook in de toekomst in orde blijft
- De inspecteurs stellen inbreuken vast. Dan zijn er verschillende mogelijkheden.
Over welke sancties beschikt de arbeidsinspectie?
Wanneer inspecteurs inbreuken vaststellen, zijn ze gemachtigd om sancties op te leggen. Welke dat zijn, hangt uiteraard af van hoe ernstig de inbreuken zijn. Hieronder de mogelijke sancties:
- Een waarschuwing
- Een regularisatie
- Een proces-verbaal
Een waarschuwing
Bij lichte inbreuken, zeker als deze een eerste keer voorkomen, zal de inspecteur geneigd zijn om een waarschuwing te geven. Meestal volgt er nadien ook nog een (schriftelijke) controle.
Een regularisatie
De meeste fouten kunnen rechtgezet worden door ze te regulariseren. Vaak gaat dit over lonen, premies of vergoedingen die niet correct uitbetaald werden. Door een fout te (laten) regulariseren, vermijd je doorgaans een proces-verbaal. Het is echter aangewezen om een regularisatievoorstel niet zomaar te aanvaarden, maar eerst te bespreken met een vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld met jouw sociaal secretariaat.
Een proces-verbaal
Bij een zwaardere inbreuk, zoals zwartwerk of het tewerkstellen van mensen zonder geldige verblijfsdocumenten, wordt er standaard een proces-verbaal opgesteld. Afhankelijk van de ernst van de inbreuk is het zelfs mogelijk dat iemand voor de correctionele rechtbank moet verschijnen. Maar dan gaat het wel degelijk of zware overtredingen van de sociale wetgeving.
In sommige gevallen komt er eerst nog een schriftelijke vermaning aan te pas. Los het probleem zo snel mogelijk op om verdere stappen te vermijden.
Boetes van de sociale inspectie vermijden
Een goede voorbereiding en ordelijke administratie vormen de sleutel tot een zorgeloze inspectie. Er zijn een aantal documenten die steevast gecontroleerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het arbeidsreglement, uurroosters voor je deeltijds personeel en documentatie in kader van de loonvoordelen van je personeel. Je zorgt er dus best voor dat de arbeidsovereenkomst van je werknemer tiptop in orde is.
Het is aangeraden om een map samen te stellen met alle documenten en deze te bewaren op een plaats waar jouw medewerkers ze ook kunnen raadplegen. Stel dat je niet aanwezig bent tijdens een controle, dan kunnen jouw medewerkers de inspecteur nog steeds helpen.
7 praktische tips
- Overloop met jouw werknemer(s) hoe een inspectie in zijn werk gaat
- Leg een map aan met de belangrijkste documenten die opgevraagd worden
- Licht je sociaal secretariaat in zodra je een brief ontvangen hebt
- Werk zoveel mogelijk mee, maar geef geen informatie die er niet toe doet
- Vraag altijd een lijst met verbeterpunten na de controle
- Probleem vastgesteld? Los het dan zo snel mogelijk op
- Bewaar de contactgegevens van de inspecteur voor mogelijke toekomstige vragen
Zwartwerk is niet nodig: wees slim
Er worden voornamelijk mensen in het zwart ingeschakeld omwille van de hoge loonkost van vast personeel. Komt de sociale inspectie langs, dan wegen de gevolgen van deze zware inbreuk echter niet op tegen de lichtere loonkost.
Bovendien zijn er heel wat manieren om flexibel mensen in te schakelen en zo de loonkost te drukken. Heb je al de opties van tijdelijk personeel bekeken om de drukte in je zaak op te vangen? Bekijk ze zeker of doe de test en ontdek meteen welke vorm het best past voor jouw situatie.
