Als ondernemer moet je rekening houden met enkele verplichtingen en aanbevelingen bij het kiezen van een nieuwe werknemer. Deze regels werden vastgelegd door de Nationale Arbeidsraad en kunnen afgestraft worden met een schadevergoeding. Hou dus zeker rekening met deze zaken om een mogelijke straf te vermijden en om voor een goede selectieprocedure te zorgen.
Als werkgever ben je verplicht om alle sollicitanten gelijk te behandelen. Het is dus verboden om te discrimineren op basis van zaken zoals leeftijd, geslacht, afkomst of zwangerschap. Je mag ook geen discriminerende vereisten opnemen in de vacature.
Alle kosten van examens of tests in het kader van een selectieprocedure zijn voor rekening van de werkgever. Je mag hiervoor dus geen vergoedingen vragen aan de sollicitant. Bovendien moet je de verplaatsingskosten van de sollicitant zo veel mogelijk beperken door bijvoorbeeld de interviews en eventuele testen te groeperen.
Je moet tijdens de selectieprocedure steeds de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant respecteren. Dit betekent dat je voorzichtig moet zijn met het stellen van bepaalde vragen over het privéleven van de kandidaat. Een uitzondering hier is dat je de vragen wel mag stellen als ze relevant zijn in kader van de functie. Zo mag je bijvoorbeeld niet vragen naar een eventuele zwangerschap van de kandidate, tenzij het werk verboden is voor zwangere werknemers. Ook peilen naar een strafregister mag enkel als die informatie relevant is voor de job, bijvoorbeeld bij veiligheidsfuncties of vertrouwensfuncties.
Naast voorzichtig zijn met het stellen van persoonlijke vragen, moet je ook respect hebben voor de sollicitant zijn vertrouwelijke gegevens. Je moet dus alle persoonlijke informatie vertrouwelijk behandelen.
Vraag als werkgever steeds naar een goed leesbare kopie van zaken als diploma’s, getuigschriften of attesten. Van dergelijke documenten mag je geen origineel vragen, tenzij er twijfel zou bestaan over de echtheid van de kopie. Bovendien moet je als werkgever, op vraag van de werknemer, ook steeds een attest kunnen afleveren met daarop de datum en het uur van het sollicitatiegesprek (en indien van toepassing, de reden waarom de sollicitant niet werd aangeworven).
Zorg dat je steeds voldoende informatie geeft over de vacature. Het is belangrijk om goed te communiceren over de aard van de functie, de eisen, de plaats van de tewerkstelling en de manier waarop geïnteresseerden kunnen communiceren. Transparantie over de functie speelt ook in jouw voordeel aangezien je dan ook meteen de juiste kandidaten aantrekt.
Wil je tests afnemen bij je kandidaat? Dan is het belangrijk om de regelgeving hierover te volgen. We onderscheiden 3 soorten tests: medisch onderzoek, psychologische tests en praktische tests.
Medische onderzoeken zijn enkel aanvaardbaar als ze kaderen in de reglementering rond Welzijn op het Werk. Zo moeten bepaalde categorieën van werknemers verplicht een doktersonderzoek doorstaan. Het gaat hier voornamelijk om veiligheidsfuncties en activiteiten waar (lichamelijke) risico’s aan verbonden zijn.
Als je psychologische tests wilt afnemen bij een sollicitant, dan is het belangrijk dat deze testen steeds relevant zijn voor de functie. Je moet ook duidelijk meedelen wat het doel is van de test, wat er precies onderzocht wordt en de mate waarin de resultaten bepalend zijn voor de selectie.
Plan je een praktische proef in de selectieprocedure? Weet dan dat deze beperkt moet zijn in de tijd, dat het altijd moet gaan om specifieke tests om theoretische kennis of opleidingsniveau te peilen en dat deze proef geen rendabele activiteit mag vormen voor jouw onderneming.
Bij de bekendmaking van een vacature moet er ook daadwerkelijk sprake zijn van een werkaanbieding. Het is met andere woorden verboden om fictieve arbeidsplaatsen aan te bieden, bijvoorbeeld om reclame te maken voor een bedrijf.
De selectieprocedure moet binnen een redelijke termijn verlopen. Er mag met andere woorden niet onnodig veel tijd zitten tussen het bekendmaken van de vacature en de uiteindelijke keuze van een kandidaat.
Heb je een kandidaat gekozen voor openstaande vacature? Breng dan de sollicitanten op de hoogte die voldeden aan de functie-eisen maar die toch niet werden geselecteerd. Dit moet steeds schriftelijk en binnen een redelijke (korte) termijn.
Wil je meer weten over het aanwerven van personeel? Download dan het gratis e-book. Je leest er alles wat je moet weten: van de kost van een aanwerving, een functieprofiel en vacaturetekst schrijven, tot wettelijke documenten en verplichtingen.