De accountancysector komt steeds meer in contact met digitalisering en AI. Hoewel de papiermolen bij de meeste accountants al een tijdje gestopt is met draaien, zijn er toch nog heel wat kantoren niet helemaal mee met die digitale trein. En dat terwijl de verplichte e-facturatie voor de deur staat.

 
Digitaal factureren vanaf 2026 (Peppol)

Binnenkort moeten heel wat ondernemingen digitaal factureren. Het gaat dan niet over het digitaal versturen van PDF-facturen via e-mail, maar over het geautomatiseerd verzenden van elektronische facturen vanuit één systeem volgens de Europese Peppol-standaard. Deze gestructureerde digitale documenten kunnen automatisch verwerkt worden door financiële software, waardoor geen menselijke tussenkomst meer nodig is.  

Vanaf 2026 wordt e-facturatie in België verplicht. Momenteel is dat al verplicht voor bedrijven die samenwerken met overheidsinstanties, maar vanaf 2026 moet dat voor alle transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. 

Voor deze digitale facturatie kiest de overheid voor het Peppol-netwerk: een netwerk dat zorgt voor een automatische verbinding tussen deelnemende bedrijven, waardoor het uitwisselen van elektronische facturen eenvoudiger wordt.

 
Hoe begin ik met e-facturatie? 

Eerst en vooral heb je sofware nodig voor e-facturatie. Dat kan gaan over een groot ERP-systeem tot boekhoudpakketten en facturatiesoftware. Via die software is het dan mogelijk om via Hermes of Mercurius facturen te versturen. Beide platformen zijn een initiatief van de Belgische overheid ter ondersteuning van de overgang naar e-facturatie. Mercurius is voor wie enkel aan de overheid factureert en Hermes voor de B2B-markt.  

Daarnaast moet je je aanmelden bij het Peppol-netwerk, een veilig en betrouwbaar platform voor het uitwisselen van elektronische facturen met andere organisaties, inclusief overheidsinstanties. Het Peppol-netwerk biedt een plug-and-play-oplossing die je kan integreren met je bestaande ERP- of facturatiesoftware. 

Wat zijn de voordelen van e-invoicing?‍ 

Volgens Philippe Kimpe van Lucy is Peppol meer dan een verplichting, het is een opportuniteit: zowel voor accountantskantoren als bedrijven biedt het heel wat voordelen.  

• Verhoogde efficiëntie: Peppol e-invoicing zorgt voor een gestandaardiseerd systeem, waardoor facturen sneller en eenvoudiger verwerkt worden. Dit leidt tot een snellere factuurverwerking en een up-to-date administratie. 

• Wereldwijde interoperabiliteit: Peppol wordt internationaal erkend en ondersteund, en dat maakt samenwerking met handelspartners wereldwijd eenvoudiger, ongeacht locatie of valuta. 

• Veiligheid: Alleen geregistreerde bedrijven maken deel uit van het Peppol-netwerk, wat de kans op factuurfraude minimaliseert. 

• Minder fouten: De gestandaardiseerde en geautomatiseerde verwerking van e-facturen vermindert menselijke fouten. 

• Kostenbesparing: Organisaties besparen op administratieve kosten zoals verzend- en printkosten. Daarnaast is er minder nood aan manueel werk, waardoor de personeelskosten dalen. 

• Duurzaamheid: Door over te stappen op e-invoicing en Peppol-facturen zet je meer in op milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. De papierberg krimpt, de impact van fysieke verzendingen verkleint én je neem een duidelijke maatschappelijke positie in, wat dan weer goed is voor je employer branding.