Peppol : qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?

À partir du 1^er janvier 2026, les factures électroniques deviendront obligatoires pour toutes les transactions entre entreprises en Belgique. Les factures électroniques devront être automatiquement envoyées selon le standard européen Peppol.

Mais qu'est-ce que cela signifie exactement ? Et comment s'y prendre ? Afin de ne pas submerger de détails techniques inutiles l’entrepreneur occupé que vous êtes, nous avons repris pour vous les principaux points à connaître.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique signifie que vous envoyez et recevez des factures dans un format électronique structuré. Plus besoin de scanner ou de taper manuellement les factures : vos systèmes font le travail.

À partir du 1^er janvier 2026, vous serez tenu d’envoyer toutes vos factures B2B par voie électronique dans un format standardisé via le réseau européen Peppol. Vous aurez besoin pour ce faire d'un logiciel compatible avec Peppol.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau qui facilite et sécurise la facturation électronique. On peut le comparer à une sorte de facteur numérique qui livre vos factures rapidement, de manière sécurisée et dans le bon format. Fini le chaos des factures sur papier ou au format PDF qui finissent dans les boîtes spam.

Peppol est en fait un peu comme une messagerie par mail, mais pour les factures :

• Vous envoyez une facture via votre logiciel (votre « messagerie par mail »).
• Peppol (le « facteur ») veille à ce que votre facture arrive chez le bon destinataire.
• Le destinataire reçoit automatiquement la facture dans son système (sa « boîte de réception »).
  

Peppol permet aux entreprises et aux autorités de collaborer plus aisément et plus rapidement, car tout le monde parle la même « langue ». Les échanges de factures deviennent ainsi beaucoup plus efficaces et fiables. Il existera ainsi désormais au sein de l’Europe un standard uniforme pour le partage des documents électroniques.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Avec la mise en œuvre de la facturation électronique, non seulement vous vous conformez à une obligation légale, mais vous bénéficiez de nombreux avantages.

• Avantages fiscaux : la déduction pour investissement passe à 20 % pour les investissements numériques et une déduction de coûts de 120 % est accordée pour les dépenses liées aux logiciels de facturation aux petites entreprises et aux indépendants.
• Efficacité accrue : le processus de facturation est automatisé, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les saisies manuelles.  
• Moins d'erreurs : la standardisation réduit les risques d'erreurs et il y a donc moins de corrections à apporter. 
  

Par où commencer ?

Étape 1 : choisir le bon logiciel ou vérifier si votre logiciel actuel est compatible

Vous devez vous assurer que votre logiciel de facturation et de comptabilité est compatible avec le réseau Peppol. Votre logiciel doit pouvoir :

• mettre les factures au bon format (UBL/XML) ;
• envoyer les factures via le réseau Peppol ;
• recevoir et traiter les factures électroniques entrantes.

Étape 2 : inscrire votre entreprise

Vous avez choisi un logiciel de facturation ? Dans ce cas, il est important d'enregistrer votre entreprise :

• créez un compte ;
• saisissez les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, numéro de TVA, ...) ;
• le logiciel gère automatiquement votre inscription à Peppol ;
• vous recevez un ID Peppol (généralement basé sur votre numéro de TVA).

Une fois que vous êtes inscrit, d'autres entreprises peuvent vous trouver sur le réseau et vous envoyer des factures électroniques.

Étape 3 : tester le système

Pour vous assurer que l'étape précédente a été bouclée avec succès, il est préférable de faire un test.

• Créez une facture test
• Envoyez-la à votre expert-comptable, à un environnement de test ou à vous-même ;
• Vérifiez que tout fonctionne correctement ;
• Demandez aussi à un fournisseur de vous envoyer une facture électronique et vérifiez si vous l'avez bien reçue.

Étape 4 : intégration avec votre logiciel de comptabilité

Si vous travaillez avec un expert-comptable, concertez-vous pour savoir :

• quel logiciel est compatible avec son système ;
• comment échanger des données entre vous ;
• s’il a accès à votre plateforme de facturation.

Bon à savoir : une bonne intégration peut réduire considérablement vos frais de comptabilité !

Étape 5 : informer vos partenaires commerciaux

Annoncez à vos clients et à vos fournisseurs que vous facturez désormais par voie électronique :

• Mentionnez votre ID Peppol sur votre site web ou dans votre signature d’e-mail.
• Demandez l’ID Peppol du client ou fournisseur si vous entamez une nouvelle collaboration.
• Expliquez les avantages pour les deux parties et soulignez que la facturation électronique sera (bientôt) une obligation légale.

Nous vous aidons volontiers à choisir le bon logiciel

Vous ne savez pas par où commencer pour trouver le bon logiciel de facturation ? Ou votre logiciel de facturation actuel ne répond pas aux spécifications de Peppol ? Nous avons déjà étudié le marché et vous conseillons de travailler avec NumNum.

NumNum est notre nouveau partenaire pour la facturation électronique et, en tant que client de Liantis, vous bénéficiez même d'une réduction de 25 % sur toutes les formules.

Les avantages de NumNum :

• rapidité, efficacité et convivialité.
• moins d'erreurs, car tout est livré par voie numérique.
• une intégration sans faille avec le logiciel de votre expert-comptable.
• gain de temps : vous créez des factures et des devis électroniques en quelques clics.

Préparez-vous

Vous voulez dormir sur vos deux oreilles dans les mois à venir ? Préparez-vous dès maintenant à la facturation électronique obligatoire. Non seulement vous éviterez des amendes et des sanctions en cas de non-respect de la date du 1^er janvier 2026, mais vous aurez l’esprit tranquille et vous serez en conformité avec la loi.