Des e-mails entrants aux conversations avec leurs collègues, vos collaborateurs voient leur concentration diminuer et leur stress augmenter. Bien conscient du problème, Studiebureau Jonckheere a réagi en prenant des mesures intelligentes, qui lui ont valu un Liantis award dans la catégorie « Bien-être et Prévention ».
Koen Jonckheere, patron du bureau d'études du même nom, a lui-même subi l'impact négatif des avalanches d’e-mails et d'autres facteurs dérangeants au travail. Alors que dans un bureau d'études, la concentration au travail est précisément d'une importance capitale.
Koen : « Lorsque vous êtes dérangé, il vous faut jusqu'à 10 minutes pour retrouver votre concentration. Raison pour laquelle nous essayons désormais de réduire au maximum les facteurs dérangeants. »
Pouvoir travailler sans être dérangé améliore la productivité, mais aussi le bien-être du personnel. En effet, un flux continu de stimuli dérangeants est source de stress et celui-ci augmente à son tour l'absentéisme et les risques de burn-out. Studiebureau Jonckheere a pris deux mesures destinées à réduire au maximum ces stimuli : l’heure « bibliothèque » et une nouvelle politique d'e-mail.
Durant ce que Studiebureau Jonckheere appelle l’heure « bibliothèque » – les 2 premières heures de chaque jour de travail (de 8 à 10 h) – les collègues ne peuvent se déranger mutuellement. Ils ont ainsi la possibilité de commencer à travailler le matin en étant concentrés et productifs.
Les collaborateurs ont remarqué que cette mesure profite à leur productivité. Ils estiment toutefois qu'il n'est pas toujours simple de s'y tenir. Le lundi, par exemple, ils aimeraient pouvoir parler du week-end. Une fois les deux heures de silence écoulées, ils peuvent discuter librement et le reste de la journée se déroule « normalement ».
Le deuxième facteur dérangeant était le trafic constant d'e-mails. Aussi Studiebureau Jonckheere a-t-il mis en place un système dans lequel tous les e-mails sont centralisés. Ils ne sont ensuite envoyés vers les boîtes e-mail individuelles que deux fois par jour : à 10 h et à 14 h 30. Le reste de la journée, les collaborateurs ne sont donc pas dérangés par des e-mails entrants et restent pleinement concentrés sur leur travail.
Dans la boîte e-mail centrale, les e-mails ne sont pas seulement collectés mais également filtrés et classés. Conséquence : seuls les e-mails essentiels parviennent à chaque collaborateur. Une solution qui libère les esprits :
« Du fait que les e-mails arrivent groupés dans votre boîte e-mail, vous ne devez les consulter qu’à deux moments de la journée. Une amélioration notable, qui réduit le de stress. Autre avantage : tout est directement classé. De ce fait, le suivi en interne, en cas d’absence d'un collègue par exemple, devient très facile. »
Un e-mail de réponse standard est envoyé aux expéditeurs irrespectueux afin d'attirer leur attention sur le problème. Les frustrations sont exprimées et expliquées.
Cette méthode de travail va de pair avec une communication transparente et claire dès le début vis-à-vis des clients, selon Koen. « Il va sans dire que les clients ont eux aussi des attentes en matière de joignabilité. Nous avons dès lors dû mettre l'accent sur le fait que le bureau d'études n'est pas injoignable. Au contraire, cette méthode permet précisément d'accorder plus d'attention à chaque requête. Nous demandons à nos clients de nous téléphoner pour les questions urgentes. Nos collaborateurs prennent donc plus rapidement le téléphone. Les relations avec les clients sont de ce fait plus personnelles. »
Studiebureau Jonckheere s'est vu décerner un Liantis award dans la catégorie Bien-être et Prévention pour son rôle de pionnier en matière de réduction des facteurs dérangeants. Cette récompense a attiré l'attention de nombreux canaux médias et fait l’objet d’articles de presse. Grâce à cette approche unique, le bureau d'études offre un exemple intéressant de la manière dont il est possible de réduire le stress chez les collaborateurs et de prévoir des structures qui stimulent la productivité.